SEKRETARIAT PERUSAHAAN
Sekretariat Perusahaan merupakan organ tata kelola perusahaan yang memegang peran signifikan sebagai Compliance Officer yang membantu Direksi dalam penerapan prinsip-prinsip GCG serta memenuhi ketentuan terhadap praktik GCG. Group Head Sekretariat Perusahaan PT Pelabuhan Indonesia (Persero) bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan bertugas mengemban misi untuk mendukung terciptanya citra perusahaan yang baik secara konsisten dan berkesinambungan melalui program komunikasi yang efektif kepada segenap stakeholders.
DASAR PENGANGKATAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN
Sekretariat Perusahaan diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal Perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris/Dewan Pengawas. Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri BUMN No. PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara. Manajemen telah membuat Berita Acara Kesepakatan Direksi dan Dewan Komisaris PT Pelabuhan Indonesia (Persero) KP.10.02/29/2/1/RKTK/UTMA/PLND-24 tanggal 29 Februari 2024 tentang Persetujuan Pengangkatan Pekerjaan Pada Jabatan Sekretariat Perusahaan dan Satuan Pengendalian Internal PT Pelabuhan Indonesia (Persero).
STRUKTUR ORGANISASI
FUNGSI ,TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIAT PERUSAHAAN
Fungsi
Bertanggung jawab untuk memastikan dan mengkoordinasikan rencana dan program kerja bidang pengelolaan kegiatan komunikasi korporasi, tanggung jawab sosial, manajemen kesekretariatan, hubungan lembaga, penerapan tata kelola korporasi, serta kegiatan hubungan investor, dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku, untuk memastikan tersedianya informasi yang dibutuhkan bagi Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta, tersedianya laporan manajemen triwulan dan tahunan, sebagai penghubung untuk membina Hubungan dengan Lembaga/Instansi Pemerintah dan/atau non Pemerintah pada skala Nasional, serta penyelenggaraan rapat Direksi, pengadaan bahan rapat Direksi dan penyusunan risalah rapat Direksi.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Mengelola, memutuskan dan mereview rencana dan implementasi program kerja dan anggaran terkait bidang pengelolaan kegiatan komunikasi korporasi, tanggung jawab sosial, protokoler dan tata usaha Direksi, hubungan lembaga, penerapan tata kelola korporasi, serta kegiatan hubungan investor di lingkungan Perusahaan;
2. Melakukan review dan evaluasi terhadap:
a. Usulan rencana kegiatan terkait dengan penyebaran informasi kepada pihak internal ataupun eksternal serta peningkatan corporate identity;
b. Laporan Manajemen Triwulanan, Tahunan untuk dapat disampaikan ke Dewan Komisaris/Dewan Pengawas;
c. Usulan kebijakan peraturan perusahaan terkait dengan GCG beserta kebijakan turunan yang lainnya seperti Board Manual (Tata Kelola Direksi dan Dewan Komisaris), Kode Etik Perusahaan, Pedoman Gratifikasi dan Whistleblowing System (WBS);
d. Usulan framework/metode pengendalian GCG, Board Manual (Tata Kelola Direksi dan Dewan Komisaris), Kode Etik Perusahaan, Pedoman Gratifikasi dan Whistleblowing System (WBS);
e. Tindak lanjut hasil penilaian/pemeriksaan penerapan
GCG, Board Manual (Tata Kelola Direksi dan Dewan Komisaris, Kode Etik Perusahaan, Pedoman Gratifikasi dan Whistleblowing System (WBS);
f. Usulan rencana kegiatan program pelayanan masyarakat meliputi Kemitraan, Bina Lingkungan dan CSR;
g. Hasil evaluasi terhadap proposal atau usulan kegiatan pelayanan masyarakat, Bina Lingkungan dan CSR yang berasal dari pihak eksternal;
h. Hasil evaluasi penerapan program kemitraan, bina lingkungan dan CSR;
i. Usulan rencana pelaksanaan rapat Direksi yang dilaksanakan secara rutin ataupun insidental;
j. Pengelolaan kegiatan protokoler Direksi Perusahaan;
k. Usulan pengelolaan dan penggunaan anggaran biaya Direksi dan Dewan Komisaris Perusahaan;
l. Mengelola tata usaha serta menyimpan dokumen perusahaan termasuk daftar Pemegang Saham, daftar khusus dan risalah rapat Direksi/ rapat Dewan Komisaris/ Dewan Pengawas dan RUPS;
m. Memutakhirkan materi informasi yang disajikan dalam website perusahaan maupun media cetak atau media resmi perusahaan untuk dikelola ketika ada pembaharuan; dan
n. Pengelolaan kegiatan hubungan kelembagaan baik dengan Instansi terkait baik Pemerintah dan/atau non-Pemerintah, Nasional, termasuk memfasilitasi komunikasi dengan calon mitra/investor.
3. Merekomendasikan usulan terkait:
a. Media yang digunakan untuk menyebarkan informasi kepada pegawai perusahaan dan/atau pihak eksternal;
b. Kegiatan yang akan dilakukan untuk meningkatkan corporate identity;
c. Kebijakan corporate identity perusahaan;
d. Jenis kegiatan Program Pelayanan masyarakat, Bina Lingkungan dan CSR yang akan dilaksanakan;
e. Kebijakan perusahaan terkait dengan GCG dan peraturan turunannya seperti Board Manual (Tata Kelola Direksi dan Dewan Komisaris), dan Kode Etik Perusahaan, Pedoman Gratifikasi dan Whistleblowing System (WBS);
f. Tindak lanjut terhadap ketidakpatuhan atas Pedoman Gratifikasi dan Whistleblowing System (WBS) oleh Pegawai di lingkungan Perusahaan;
g. Agenda dan jadwal pelaksanaan rapat Direksi;
h. Rencana anggaran biaya Direksi dan Dewan Komisaris Perusahaan;
i. Jenis informasi yang dapat/tidak dapat disebarkan kepada pegawai internal perusahaan; dan
j. Kebijakan keterbukaan informasi publik perusahaan.
4. Melakukan pengendalian terhadap:
a. Realisasi program kerja dan kesesuaian pengelolaan anggaran terkait komunikasi perusahaan, penerapan GCG dan peraturan turunannya, Protokoler dan Tata Usaha Direksi, serta pelaksanaan program kemitraan dan bina lingkungan dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya;
b. Implementasi strategi dan/atau peraturan perusahaan terkait komunikasi perusahaan, penerapan GCG dan peraturan turunannya, Protokoler dan Tata Usaha Direksi, serta pelaksanaan program kemitraan dan bina lingkungan;
c. Informasi untuk pegawai internal perusahaan dan pihak eksternal perusahaan;
d. Keberhasilan program Pelayanan Masyarakat, Bina Lingkungan, dan CSR yang dilakukan oleh Perusahaan;
e. Hasil evaluasi penerapan GCG dan peraturan turunannya seperti Board Manual (Tata Kelola Direksi dan Dewan Komisaris), Kode Etik Perusahaan, Pedoman Gratifikasi dan Whistleblowing System (WBS); dan
f. Keberjalanan Rapat Direksi secara rutin ataupun insidental.
Group Head Sekretariat Perusahaan
Ali Sodikin
