Dalam melaksanakan kegiatan Perseroan, Pelindo memiliki berbagai kebijakan/pedoman dalam menjalankan fungsi dan tugasnya yang disebut dengan governance soft structure. Governance soft structure yang dimiliki Pelindo antara lain sebagai berikut:

1. Anggaran Dasar

2. Board Manual Dewan Komisaris dan Direksi

3. Charter Komite Audit

4. Charter Komite GCG dan Pemantau Manajemen Risiko

5. Charter Komite Nominasi dan Remunerasi

6. Charter Komite Tata Kelola Terintegrasi

7. Pedoman Kode Etik Bisnis

8. Pedoman Pelaksanaan GCG Perusahaan

9. Pedoman Whistleblowing System

10. Pedoman Pengendalian Gratifikasi

11. Pedoman Penerapan Tata Kelola Terintegrasi

12. Pedoman Anti Fraud

13. Pedoman Benturan Kepentingan

14. Pedoman Tata Kelola Sistem Manajemen Anti Penyuapan

GROUP SEKRETARIAT PERUSAHAAN

Sekretariat Perusahaan merupakan organ tata kelola perusahaan yang memegang peran signifikan sebagai Compliance Officer yang membantu Direksi dalam penerapan prinsip-prinsip GCG serta memenuhi ketentuan terhadap praktik GCG. Group Head Sekretariat Perusahaan PT Pelabuhan Indonesia (Persero) bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan bertugas mengemban misi untuk mendukung terciptanya citra perusahaan yang baik secara konsisten dan berkesinambungan melalui program komunikasi yang efektif kepada segenap  stakeholders.

DASAR PENGANGKATAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

Sekretariat Perusahaan diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal Perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris/Dewan Pengawas. Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri BUMN No. PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara. Manajemen telah membuat Berita Acara Kesepakatan Direksi dan Dewan Komisaris PT Pelabuhan Indonesia (Persero) KP.10.02/29/2/1/RKTK/UTMA/PLND-24 tanggal 29 Februari 2024 tentang Persetujuan Pengangkatan Pekerjaan Pada Jabatan Sekretariat Perusahaan dan Satuan Pengendalian Internal PT Pelabuhan Indonesia (Persero).

FUNGSI ,TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIAT PERUSAHAAN

Fungsi

Group Sekretariat Perusahaan memiliki peran strategis dalam mendukung tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) melalui pengelolaan fungsi komunikasi korporasi dan kesekretariatan perusahaan. Organisasi ini terdiri atas dua departemen utama, yaitu Departemen Komunikasi Perusahaan dan Departemen Manajemen Kesekretariatan, yang saling bersinergi untuk memastikan kelancaran komunikasi, pelayanan kepada Direksi, serta pengelolaan administrasi perusahaan secara profesional.

Tugas dan Tanggung Jawab

Departemen Komunikasi Perusahaan

* Mengelola kebijakan komunikasi korporasi

* Mengelola agenda setting dan komunikasi krisis

* Mengelola corporate branding, media relation, dan kegiatan kehumasan

* Pelaksanaan keterbukaan informasi public

* Mengelola dan menyelenggarakan komunikasi internal perusahaan

Departemen Manajemen Kesekretariatan

* Mengelola pelaksanaan rapat eksekutif (Rakomdir dan Radir)

* Mengelola pelaksanaan administrasi keuangan Dewan Komisaris dan Direksi

* Mengelola pelaksanaan kesekretariatan Direksi

* Mengelola pelaksanaan pelayanan dan pendampingan Direksi

3. Merekomendasikan usulan terkait:

a. Media yang digunakan untuk menyebarkan informasi kepada pegawai perusahaan dan/atau pihak eksternal;

b. Kegiatan yang akan dilakukan untuk meningkatkan corporate identity;

c. Kebijakan corporate identity perusahaan;

d. Agenda dan jadwal pelaksanaan rapat Direksi;

e. Rencana anggaran biaya Direksi dan Dewan Komisaris Perusahaan;

f. Jenis informasi yang dapat/tidak dapat disebarkan kepada pegawai internal perusahaan; dan

g. Kebijakan keterbukaan informasi publik perusahaan.

4. Melakukan pengendalian terhadap:

a. Realisasi program kerja dan kesesuaian pengelolaan anggaran terkait komunikasi perusahaan, Protokoler dan Tata Usaha Direksi dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya;

b. Implementasi strategi dan/atau peraturan perusahaan terkait komunikasi perusahaan, Protokoler dan Tata Usaha Direks;

c. Informasi untuk pegawai internal perusahaan dan pihak eksternal perusahaan;

d. Keberjalanan Rapat Direksi secara rutin ataupun insidental.

Group Satuan Pengawasan Intern

Group Satuan Pengawasan Intern (SPI) merupakan unit yang bertugas memberikan keyakinan (assurance) dan layanan konsultasi secara independen serta objektif guna meningkatkan efektivitas pengendalian internal, manajemen risiko, tata kelola perusahaan (Good Corporate Governance/GCG), serta kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Auditor

Auditor bertanggung jawab melaksanakan kegiatan audit internal secara independen, objektif, dan profesional sesuai standar audit internal. Auditor melakukan pemeriksaan terhadap proses bisnis, pengendalian internal, kepatuhan, maupun efektivitas operasional perusahaan, serta menyusun rekomendasi perbaikan yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Departemen Perencanaan & Kualitas Pengawasan Intern

Departemen ini bertugas merencanakan, mengembangkan, dan memastikan kualitas penyelenggaraan fungsi pengawasan internal agar sesuai dengan standar profesi audit internal dan kebutuhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab

• Menyusun serta mengembangkan kebijakan, pedoman, dan prosedur pengawasan internal sebagai acuan pelaksanaan audit.
• Menyusun Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) berdasarkan pendekatan manajemen risiko dan prioritas perusahaan.
• Menyusun perencanaan field audit yang meliputi ruang lingkup, metodologi, jadwal pelaksanaan, serta alokasi sumber daya audit.
• Menyusun strategi pengembangan berkelanjutan bagi fungsi SPI, termasuk peningkatan kompetensi auditor, metodologi audit, dan pemanfaatan teknologi.
• Mengoordinasikan pelaksanaan quality assurance dan quality improvement terhadap seluruh proses audit internal agar sesuai dengan Standar Internasional Praktik Profesional Audit Internal (IPPF).

Departemen Pelaksanaan Pengawasan Intern

Departemen ini bertanggung jawab melaksanakan kegiatan audit internal secara independen untuk memberikan assurance dan layanan konsultasi yang mendukung peningkatan efektivitas pengendalian internal serta tata kelola perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab

• Melaksanakan audit operasional, audit kepatuhan, audit keuangan, audit berbasis risiko, maupun audit khusus sesuai program kerja.
• Memberikan layanan konsultatif kepada unit kerja dalam rangka peningkatan efektivitas proses bisnis dan pengendalian internal.
• Memastikan seluruh pelaksanaan audit memenuhi standar profesi audit internal serta kode etik auditor.
• Melaksanakan pendampingan terhadap audit yang dilakukan oleh auditor eksternal maupun lembaga pengawas lainnya.
• Melakukan evaluasi atas pelaksanaan audit sebagai bagian dari proses peningkatan kualitas pengawasan internal secara berkelanjutan.

Departemen Monitoring & Evaluasi Pengawasan Intern

Departemen ini berfungsi memastikan seluruh rekomendasi hasil audit ditindaklanjuti secara efektif serta mengevaluasi kualitas pengelolaan fungsi SPI.

Tugas dan Tanggung Jawab

• Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit internal maupun eksternal.
• Memastikan penyelesaian tindak lanjut dilakukan tepat waktu serta sesuai dengan komitmen unit kerja terkait.
• Melaksanakan penilaian kualitas fungsi SPI melalui self assessment maupun external quality assessment sesuai standar profesi.
• Melakukan evaluasi terhadap efektivitas, efisiensi, dan kematangan pengelolaan SPI sebagai dasar penyempurnaan sistem pengawasan internal.

Unit Pendukung Administrasi & Koordinasi Pengawasan

Unit ini memberikan dukungan administrasi, koordinasi, dan layanan operasional untuk memastikan seluruh kegiatan pengawasan internal berjalan efektif dan terdokumentasi dengan baik.

Tugas dan Tanggung Jawab

• Mengelola administrasi pelaksanaan audit internal maupun audit eksternal, termasuk surat tugas, penjadwalan, dokumentasi, dan pengarsipan.
• Memberikan dukungan administratif selama proses audit berlangsung.
• Melakukan pendampingan administratif terhadap pelaksanaan audit oleh auditor eksternal maupun regulator.
• Mengoordinasikan komunikasi antara SPI dengan unit kerja perusahaan, auditor eksternal, regulator, dan pihak terkait lainnya.
• Mengelola dokumentasi hasil audit serta memantau administrasi tindak lanjut temuan audit.

Tujuan Utama Group Satuan Pengawasan Intern

Mewujudkan fungsi pengawasan internal yang independen, profesional, dan berintegritas dalam memberikan assurance dan konsultasi yang bernilai tambah, guna meningkatkan efektivitas pengendalian internal, manajemen risiko, kepatuhan, serta penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).

Group Manajemen Risiko & Tata Kelola Kepatuhan

Group Manajemen Risiko & Tata Kelola Kepatuhan bertanggung jawab mengembangkan, mengimplementasikan, serta memantau penerapan Enterprise Risk Management (ERM), tata kelola perusahaan (Good Corporate Governance/GCG), dan kepatuhan terhadap regulasi guna mendukung pencapaian sasaran strategis perusahaan secara berkelanjutan.

Departemen Risiko Operasional

Departemen Risiko Operasional bertanggung jawab mengelola risiko yang timbul dari aktivitas operasional perusahaan agar dapat diminimalkan melalui penerapan manajemen risiko yang efektif.

Unit Pendukung Perencanaan & Pengembangan Strategi Risiko

1. Mengelola kebijakan manajemen risiko operasional

Menyusun, mengembangkan, dan memperbarui kebijakan, pedoman, metodologi, serta prosedur manajemen risiko operasional yang selaras dengan strategi perusahaan, regulasi, dan praktik terbaik (best practice) dalam pengelolaan risiko.

2. Melakukan fungsi advisory & recommendation

Memberikan konsultasi, pendampingan, serta rekomendasi kepada unit kerja dalam penerapan manajemen risiko operasional, termasuk penyusunan mitigasi risiko dan peningkatan efektivitas pengendalian internal.

3. Koordinasi risk identification & analisa risiko

Mengoordinasikan proses identifikasi, pengukuran, analisis, dan pemetaan risiko operasional di seluruh unit kerja untuk memastikan risiko utama perusahaan teridentifikasi secara tepat dan dikelola sesuai tingkat prioritasnya.

Unit Pendukung Pengelolaan & Pelaporan Risiko

1. Monitoring & pelaporan risiko pada seluruh entitas perusahaan

Melakukan pemantauan secara berkala terhadap profil risiko seluruh entitas perusahaan serta menyusun laporan manajemen risiko sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan oleh manajemen.

2. Pemantauan dan evaluasi risiko atas penerapan KRI (Key Risk Indicator)

Melakukan pemantauan terhadap indikator risiko utama (Key Risk Indicator/KRI) untuk mendeteksi potensi peningkatan risiko sejak dini serta mengevaluasi efektivitas pengendalian yang telah diterapkan.

3. Perhitungan peringkat komposit risiko

Melakukan penilaian dan perhitungan tingkat risiko perusahaan berdasarkan hasil identifikasi, analisis, serta efektivitas mitigasi sehingga diperoleh profil risiko komposit sebagai dasar penyusunan strategi pengelolaan risiko.

Departemen Risiko Non Operasional

Departemen Risiko Non Operasional bertanggung jawab mengelola risiko yang berasal dari aspek strategis, keuangan, hukum, kepatuhan, teknologi informasi, sumber daya manusia, reputasi, dan risiko non-operasional lainnya.

1. Mengelola kebijakan manajemen risiko non operasional

Menyusun dan mengembangkan kebijakan, pedoman, serta metodologi pengelolaan risiko non operasional agar penerapan manajemen risiko berjalan konsisten di seluruh organisasi.

2. Melakukan koordinasi risk identification risiko non operasional

Mengoordinasikan proses identifikasi risiko non operasional bersama unit terkait untuk memastikan seluruh potensi risiko strategis, finansial, hukum, kepatuhan, teknologi, dan reputasi dapat terpetakan secara komprehensif.

3. Melakukan analisa risiko non operasional

Melakukan pengukuran dan analisis terhadap kemungkinan terjadinya risiko serta dampaknya terhadap pencapaian sasaran perusahaan sebagai dasar penyusunan strategi mitigasi.

4. Melakukan risk evaluation untuk risiko non operasional

Melakukan evaluasi tingkat risiko berdasarkan hasil analisis serta efektivitas pengendalian yang telah diterapkan guna menentukan prioritas penanganan risiko.

5. Melakukan fungsi advisory & recommendation

Memberikan konsultasi, masukan, dan rekomendasi kepada unit kerja dalam penerapan pengelolaan risiko non operasional, termasuk penyusunan rencana mitigasi dan penguatan pengendalian.

6. Melakukan monitoring & pelaporan risiko non operasional

Melaksanakan pemantauan terhadap perkembangan risiko non operasional serta menyusun laporan risiko secara berkala sebagai bahan evaluasi manajemen dan pengambilan keputusan.

Departemen Tata Kelola & Kepatuhan Perusahaan

Departemen Tata Kelola & Kepatuhan Perusahaan bertanggung jawab memastikan penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG), kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, kebijakan internal, serta standar etika perusahaan.

1. Mengembangkan kebijakan terkait tata kelola dan kepatuhan perusahaan

Menyusun, mengembangkan, dan memperbarui kebijakan, pedoman, kode etik, serta sistem tata kelola perusahaan untuk memastikan seluruh aktivitas perusahaan dilaksanakan sesuai prinsip transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi, dan kewajaran.

2. Penerapan kebijakan tata kelola perusahaan

Mengoordinasikan implementasi kebijakan tata kelola perusahaan di seluruh unit kerja, memberikan sosialisasi, pendampingan, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan internal maupun regulasi eksternal.

3. Monitoring & evaluasi implementasi tata kelola perusahaan

Melaksanakan pemantauan dan evaluasi terhadap efektivitas penerapan Good Corporate Governance (GCG) dan kepatuhan perusahaan, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, serta menyusun rekomendasi peningkatan tata kelola perusahaan secara berkelanjutan.